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Servizi avanzati di archiviazione

La società Omnia Service s.r.l. offre servizi avanzati nella gestione degli archivi cartacei e digitali in tutte le fasi, dalla progettazione all’esecuzione vera e propria.

Con la propria organizzazione, la società assicura soluzioni professionali, velocità nell’esecuzione del lavoro, rispetto delle tempistiche concordate.

La società dispone di figure professionali esperte delle scienze archivistiche e informatiche che soddisfano in pieno tutte le esigenze produttive del cliente.

Inoltre, l’Omnia Service s.r.l. ha un’elevata capacità di stoccaggio, grazie al fatto che possiede ampi immobili di proprietà a norma e perfettamente adatti alla logistica.

Servizi offerti:
gestione archivi cartacei, gestione archivi digitali, digitalizzazione documenti...

  • Riordinamento e ottimizzazione degli impianti archivistici in forma elettronica
  • Custodia e gestione informatizzata dei documenti d’archivio – divisione della separata sezione d’archivio “Archivio Storico”
  • Scarto d’archivio, predisposizione degli elenchi di scarto
  • Trasposizione dei documenti su supporti ottici (Archiviazione Ottica)
  • Conservazione sostitutiva dei documenti
  • Digitalizzazione di testi e atti storici, trasposizione su supporti ottici
  • Consultazione via web di tutti i documenti digitalizzati
  • Sistemi di gestione del protocollo informatico e gestione dei flussi documentali
  • Analisi e studio delle criticità
  • Proposta progettuale nel rispetto della normativa vigente
  • Formazione del personale all’uso dei sistemi informatici
  • Predisposizione delle procedure di archiviazione da adottare

Consulenza specialistica con hardware e software

La Omnia Service s.r.l. occupandosi dei problemi tecnologici, applicativi e normativi in materia di archivi, fornisce consulenza specialistica con hardware e software di propria progettazione.

Avvalendosi delle tecnologie più avanzate nel campo del trattamento e delle elaborazioni delle informazioni (banche dati testuali, ipertestuali e di immagini, sistemi per lo stoccaggio delle informazioni su supporto magnetico e ottico) l’Omnia Service s.r.l. elabora sistemi di gestione elettronica dei documenti di facile applicazione e di facile utilizzo da parte del personale degli enti.

La Omnia Service s.r.l. non si occupa solo della problematica relativa agli archivi, ma offre una gamma completa di servizi per la gestione “del documento”.

Introduzione al servizio

L’attuale Società dell’Informazione è caratterizzata da un intenso flusso di notizie e la quantità di dati a disposizione è certamente destinata a crescere nei prossimi anni. Tale tendenza impone l’adozione di sistemi sempre più efficienti per la gestione delle informazioni.

La moderna tecnologia informatica consente oggi alle aziende di ridurre notevolmente i costi di gestione del proprio archivio e di dotarsi di un sistema rapido, flessibile ed efficiente per la fruibilità dei documenti, nel rispetto di quanto stabilito dalla normativa vigente.

L’attività per la Gestione Archivi comprende le seguenti fasi:
  • Ricostruzione delle serie archivistiche
  • Sanificazione e spolveratura dei documenti
  • Prelievo degli archivi dal cliente e trasporto nel deposito Omnia Service Informatizzazione per faldone suddiviso per tipi di documenti
  • Inscatolamento dei documenti d’archivio in contenitori di cartone per la conservazione illimitata dei documenti, forniti dalla Omnia Service s.r.l.
  • Consegna del database di tutti gli elenchi di documenti e cartelle presi in carico dalla Omnia Service s.r.l.
  • Consultazione on-line dei documenti (dove previsto)
  • Digitalizzazione dei documenti, archiviazione ottica, conservazione sostitutiva.

Vantaggi conseguiti

I vantaggi e i risultati ottenuti dal servizio di gestione organica degli archivi e della documentazione sono di notevole soddisfazione in termini di efficienza e di recupero dell’immagine, nonché riduzione di costi e di responsabilità, oltre a rientrare negli standard di sicurezza previsto dalla normativa.

I vantaggi per le aziende si possono così riassumere:


  • Riordino e centralizzazione di tutto il patrimonio archivistico 
  • Risparmio degli investimenti per l’adeguamento dei locali, l’acquisto di attrezzature a norma, la manutenzione ordinaria degli impianti, l’assunzione di personale specializzato, l’acquisto e la manutenzione di sistemi per la gestione documentale
  • Recupero di spazi e di personale da destinare ad altre attività poiché l’affidamento della gestione documentale può essere fatto dalla Omnia Service
  • Miglioramento del servizio a favore dell’utente sia in termini di tempo che di fruibilità
  • Risparmio notevole nella gestione dei costi: i costi del personale e delle attrezzature per la produzione di copie dei documenti si riducono drasticamente
  • Eliminazione rischi connessi alla perdita di documenti; una volta che i dati vengono memorizzati digitalmente, gli stessi non possono essere più smarriti
  • Precisione e rapidità: il personale tecnico e amministrativo è in grado di accedere in maniera rapida puntuale ed efficiente alle informazioni in formato digitale di cui necessita senza inutili ritardi e direttamente dalla propria postazione
  • Sicurezza: l’archivio digitale viene mantenuto secondo le più severe procedure di sicurezza con particolare riguardo alle procedure anti-intrusione e anti-manomissione. Inoltre rigide misure di sicurezza e politiche di disaster recovery consentono di garantire l’accesso ai dati 24 ore su 24 senza interruzioni e senza perdita d'informazioni in alcun caso.


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